REGULAMIN uczestnictwa w konferencji „1 Szkoła Praktycznej Diabetologii”
I. Definicje
Pojęcia użyte w niniejszym regulaminie, pisane z dużej litery, mają znaczenie nadane poniżej:
- Regulamin – niniejszy regulamin, stanowiący treść Umowy o uczestnictwo w Konferencji. Regulamin NIE MA zastosowania do umowy zakwaterowania, którą Uczestnik samodzielnie zawiera z odrębnym podmiotem.
- Umowa – umowa o uczestnictwo Uczestnika w Konferencji, zawarta pomiędzy Organizatorem Konferencji a Uczestnikiem zgodnie z postanowieniami Regulaminu.
- Konferencja – Pierwsza Szkoła Praktycznej Diabetologii, odbywająca się w dniu 15.10.2022 w Hotelu Novotel Kraków City West na zasadach opisanych w Regulaminie poniżej i z zastrzeżeniem postanowień pkt IX
- Organizator - ZiZ Centrum Edukacji sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, 31-131 Kraków, ul. Garbarska 13/3, NIP 675-144- 18-83, REGON 121417864, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000372884, o kapitale zakładowym w wysokości: 58 000,00 zł, strona umowy o uczestnictwo w Konferencji.
- Uczestnik – uczestnik Konferencji.
- Biuro Konferencji – biuro uruchomione podczas trwania Konferencji w miejscu jej odbywania się.
- RODO - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
- Konsument:
- osoba fizyczna, dokonująca z przedsiębiorcą czynności prawnej niezwiązanej bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową,
- osoba fizyczna zawierająca umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy z treści tej umowy wynika, że nie posiada ona dla tej osoby charakteru zawodowego, wynikającego w szczególności z przedmiotu wykonywanej przez nią działalności gospodarczej, udostępnionego na podstawie przepisów o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
II. Program Konferencji
- Przewidywane założenia programowe Konferencji dostępne są pod adresem https://edukacja.klrwp.pl/
- Szczegółowy program Konferencji zostanie udostępniony do dnia 30.07.2022 roku.
- Organizator zastrzega sobie możliwość dokonania, z ważnych przyczyn, zmiany programu Konferencji ustalonych po dniu 30.07.2022 roku, o czym uczestnicy zostaną poinformowani poprzez e-mail.
- Przez ważne przyczyny, o których mowa powyżej, należy rozumieć okoliczności niezależne od Organizatora.
- Zmieniając program z przyczyn wskazanych powyżej Organizator dołoży starań, aby nowy program był na nie niższym merytorycznie poziomie, co przed dokonaniem zmiany, a także aby zmienione elementy programu były o tematyce możliwie najbliższej jego pierwotnej wersji.
III. Zawarcie Umowy - rejestracja uczestnictwa w Konferencji.
- Stroną Umowy o uczestnictwo w Konferencji jest Uczestnik.
- Zawarcie Umowy (rejestracja) następuje przez wypełnienie formularza online poprzez system rejestracji online, dostępny na stronie internetowej https://edukacja.klrwp.pl/
- Z zastrzeżeniem ust. 4 poniżej, termin dokonania rejestracji dla uczestników biorących udział w Konferencji upływa w dniu 30.09.2022 roku.
- Do wzięcia udziału w Konferencji stacjonarnie, tj. w Hotelu Novotel Kraków City West uprawnionych jest wyłącznie pierwszych 300 Uczestników, o czym decyduje kolejność wpływu opłat konferencyjnych na rachunek bankowy Organizatora. W przypadku wyczerpania miejsc stacjonarnych udziału w Konferencji przed dniem wskazanym w ust. 3 powyżej, Organizator ma prawo wstrzymania dalszej rejestracji i wcześniejszego zamknięcia listy uczestników.
- Po upływie terminu, wskazanego w ust. 3 powyżej, w zależności od dostępności miejsc, będzie można zgłosić swoje uczestnictwo jedynie w Biurze Konferencji, podczas rejestracji w miejscu obrad, chyba, że Organizator Konferencji każdorazowo indywidualnie wyrazi zgodę na dokonanie zgłoszenia w inny sposób. Wyrażenie zgody na dokonanie zgłoszenia w inny sposób może nastąpić, w szczególności, poprzez potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia.
- Udział w Konferencji możliwy jest po dokonaniu opłaty określonej w pkt. IV Regulaminu lub spełnieniu warunków bezpłatnego uczestnictwa potwierdzonych przez Organizatora.
- Zgłoszenie udziału w Konferencji dokonane w sposób niezgodny z Regulaminem może nie zostać przyjęte.
- Do wstępu na Konferencję upoważnione będą jedynie osoby posiadające identyfikatory konferencyjne, otrzymane od Organizatora, po dokonaniu rejestracji oraz uiszczeniu opłaty konferencyjnej.
- Rejestracja Uczestników (odbiór materiałów konferencyjnych) podczas konferencji możliwa jest w godzinach działania Biura Konferencji.
- Biuro Konferencji będzie czynne dla Uczestników w dniu 15.10.2022 w godz. 8.30-13.30 w miejscu odbywania się spotkania.
IV. Opłaty – wysokość i zakres
- Wysokość opłaty za uczestnictwo w Konferencji dostępne są na stronie https://edukacja.klrwp.pl/
- Członkowie KLRwP, za których opłatę pokrywa KLRwP, zobowiązani są do przesłania na adres biuro@zizce.edu.pl w terminie 3 dni od dokonania zgłoszenia stosownego zaświadczenia w tym zakresie wydanego przez biuro KLR.
- W przypadku nieprzedstawienia ww. zaświadczenia Uczestnik zobowiązany jest do dokonania opłaty w pełnej wysokości.
- Zakres opłaty
Opłata OBEJMUJE: - udział w sesjach naukowych,
- materiały konferencyjne,
- udział w wystawie medycznej,
- wyżywienie w dniu 15.10.2022 – lunch i przerwa kawowa
- certyfikat uczestnictwa z punktami edukacyjnymi.
- Opłaty można dokonać:
- w formie przelewu bankowego (ZiZ Centrum Edukacji sp. z o.o., mBank S.A. 70 1140 1081 0000 2164 4100 1009 z dopiskiem "Konferencja 15.10.2022" oraz imieniem i nazwiskiem osoby, za którą dokonywana jest wpłata),
- w formie przekazu pocztowego.
- W przypadku formy płatności przez przelew bankowy lub przekaz pocztowy, Uczestnik zobowiązany jest do dokonania zapłaty w terminie 3 dni od zawarcia Umowy (dokonania rejestracji w systemie rejestracji online), a także do niezwłocznego przesłania potwierdzenia jej dokonania pocztą e-mail na adres biuro@zizce.edu.pl
- W przypadku niewniesienia opłaty lub wniesienia opłaty w niższej wysokości niż wymagana, Uczestnik zostanie wezwany do zapłaty, a w przypadku niedokonania lub nieuzupełnienia opłaty Organizator uprawniony będzie, według swojego wyboru, do anulowania zgłoszenia (odstąpienia od umowy) w terminie do 30.09.2022 roku lub do dochodzenia zapłaty na zasadach przewidzianych w przepisach prawa. Jeżeli Uczestnik dokonał jakiejkolwiek wpłaty, w przypadku anulowania zgłoszenia zostanie mu ona zwrócona na rachunek bankowy, z którego został wykonany przelew, z potrąceniem kwoty w wysokości 20% wpłaty. W przypadku Konsumentów wszelkie rozliczenia, o których mowa w niniejszym ustępie, zostaną dokonane na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa z uwzględnieniem przepisów mających zastosowanie do umów z konsumentami.
- Dane do faktury VAT podane w formularzu podczas rejestracji są ostateczne. Faktura VAT za uczestnictwo zostanie wystawiona zgodnie z podanymi danymi.
V. Rezygnacja z uczestnictwa w Konferencji oraz zmiana podmiotu pokrywającego opłatę
- Uczestnik Konferencji ma prawo odstąpić od Umowy bez podawania przyczyny na zasadach opisanych poniżej.
- Z uwzględnieniem ust. 3 poniżej, w przypadku oświadczenia o odstąpieniu od Umowy otrzymanego przez Organizatora:
- do 16 września 2022 r., Uczestnik otrzymają zwrot 80% dokonanej opłaty konferencyjnej,
- po 16 września 2022 r., Uczestnik nie będzie uprawniony do otrzymania zwrotu jakiejkolwiek części opłaty konferencyjnej.
Postanowienia pkt i) oraz pkt ii) nie dotyczą Konsumentów, w stosunku do których rozliczenie zwrotu wpłaconych opłat nastąpi na podstawie ogólnych zasad powszechnie obowiązującego w Polsce prawa, z zastrzeżeniem ust. 3 poniżej. - W przypadku Uczestników będących Konsumentami, zawierających Umowę na odległość, przysługuje im, niezależnie od prawa przyznanego w ust. 2 powyżej, prawo do odstąpienia od Umowy w terminie 14 dni od jej zawarcia bez podania przyczyny. W takim przypadku Umowę uważa się za niezawartą, a opłata wniesiona przez Konsumenta zostanie mu w całości zwrócona. W celu odstąpienia od Umowy Konsument może skorzystać z wzoru oświadczenia o odstąpieniu, stanowiącego Załącznik nr 1 do Regulaminu. Prawo odstąpienia od Umowy nie przysługuje w przypadku gdy Konsument wziął udział w całości Konferencji. W przypadku, gdy Konsument wziął udział w Konferencji jedynie w części, zobowiązany jest do zapłaty za świadczenia spełnione do chwili odstąpienia od Umowy. Kwotę zapłaty oblicza się proporcjonalnie do zakresu udziału w Konferencji, z uwzględnieniem wskazanej w Umowie opłaty konferencyjnej.
- Poza prawem do odstąpienia od Umowy, wskazanym w ust. 2 i 3 powyżej, wyłącza się, w zakresie dopuszczalnym przez powszechnie obowiązujące przepisy prawa, możliwość rozwiązania w jakikolwiek sposób Umowy przez Uczestnika Konferencji.
- Oświadczenie o odstąpieniu od Umowy powinno zostać przesłane w dowolnej formie, m.in.:
- wiadomości e-mail na adres biuro@zizce.edu.pl (e-mail zawierający rezygnację powinien zostać przesłany z adresu e-mail wskazanego podczas rejestracji),
- listownie na adres Organizatora (pod uwagę brana będzie data otrzymania oświadczenia przez Organizatora, powyższe nie dotyczy Konsumentów, w których przypadku liczy się data nadania oświadczenia).
- W przypadku przelewu bankowego opłaty będą zwracane na rachunek bankowy, wskazany przez Uczestnika.
- W przypadku zmiany podmiotu finansującego udział Uczestnika w Konferencji, tj. zwrotu Uczestnikowi dokonanej opłaty w związku z pokryciem tej opłaty na rzecz Uczestnika przez osobę trzecią, Organizator zwraca Uczestnikowi wniesioną opłatę pomniejszoną o 20%. Zwrot opłaty zostanie dokonany po zaksięgowaniu na rachunku bankowym Organizatora opłaty za uczestnictwo w Konferencji dokonanej przez osobę trzecią. Postanowienie powyżej nie dotyczy Konsumentów, w stosunku do których rozliczenie zwrotu wpłaconych opłat nastąpi na podstawie ogólnych zasad powszechnie obowiązującego w Polsce prawa.
- W celu usunięcia wszelkich wątpliwości Organizator zaznacza, że Regulamin, w tym prawo do odstąpienia od Umowy, nie ma zastosowania do umowy zakwaterowania, którą Uczestnik samodzielnie zawiera z odrębnym podmiotem.
VII. Dane osobowe
- Administratorem danych osobowych Uczestnika jest:
ZIZ Centrum Edukacji sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie przy ul. Garbarskiej 13/3, 31-131 Kraków wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa - Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: 0000372884, NIP 6751441883, REGON 121417864, kapitał zakładowy 58.000,00 złotych - Dane osobowe przetwarzane są na opisanych poniżej zasadach.
- Z Administratorem danych osobowych można skontaktować się pod podanym adresem e-mail: ZIZ Centrum Edukacji sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie – biuro@zizce.edu.pl
- Podanie danych osobowych zawartych w formularzu rejestracyjnym jest dobrowolne, ale niezbędne do uczestnictwa w Konferencji.
- Wyrażenie zgód na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych jest dobrowolne.
- Podane dane osobowe będą przetwarzane w celu:
- wzięcia udziału w Konferencji, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO;
- wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (rozliczenia podatkowe), na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO;
- realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora danych osobowych, w szczególności dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed takimi roszczeniami, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;
- marketingu bezpośredniego usług własnych Administratora danych osobowych lub podmiotów trzecich, jednakże tylko w przypadku wyrażenia przez Uczestnika podczas rejestracji odrębnych zgód w tym zakresie (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO);
- Dane osobowe Uczestnika będą udostępnione:
- podwykonawcom Organizatora w tym: obsługi księgowej, prawnej lub informatycznej Organizatora,
- w przypadku wyrażenia przez Uczestnika podczas rejestracji stosownych zgód w zakresie marketingu, dane mogą być udostępnione w zależności od zakresu udzielonej zgody innym podmiotom współpracującym z ZiZ Centrum Edukacji sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, których działalność związana jest z branżą medyczną lub farmaceutyczną.
- Dane osobowe są przetwarzane:
- w celu udziału w Konferencji będą przetwarzane przez czas realizacji Konferencji, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych, a także przez okres wymagany przepisami podatkowymi,
- w przypadku wyrażenia zgody na działania marketingowe – do czasu jej odwołania,
- Uczestnikowi przysługuje, w zakresie i na zasadach określonych w RODO, prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
- W przypadku stwierdzenia, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO, można wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
- Dane osobowe Uczestnika nie będą przetwarzane w celu zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym do profilowania.
- Dane osobowe nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.
VIII. Odpowiedzialność
- Uczestnicy zobowiązują się do przestrzegania Regulaminu Hotelu.
- Uczestnicy zobowiązują się do przestrzegania przepisów ppoż. oraz BHP.
- Uczestnicy odpowiadają za swoje rzeczy w miejscu Konferencji.
- Uczestnicy zobowiązani będą do naprawienia wyrządzonej szkody na zasadach ogólnych, określonych przepisami prawa.
IX. Zmiana zasad organizacji Konferencji
- Organizator zastrzega sobie prawo zmiany zasad organizacji Konferencji w związku z siłą wyższą, (w tym z epidemią COVID-19).
- Organizator zawiadomi Uczestników o zmianie zasad organizacji Konferencji za pośrednictwem poczty e-mail, na adres wskazany podczas rejestracji, a także poprzez umieszczenie ogłoszenia na stronie internetowej https://edukacja.klrwp.pl/
X. Postanowienia końcowe
- W przypadku ewentualnego sporu sądem właściwym dla jego rozstrzygnięcia będzie sąd właściwy miejscowo dla siedziby Organizatora. W przypadku Konsumentów obowiązują zasady ogólne.
- W przypadku ewentualnych pytań lub reklamacji należy skontaktować się z Organizatorem Konferencji pod adresem e-mail: biuro@zizce.edu.pl lub telefonicznie +48 12 422-09-20
- W przypadku składania reklamacji należy szczegółowo opisać zastrzeżenia. Reklamacje będą rozpatrywane przez Organizatora niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 10 dni roboczych od otrzymania kompletnych informacji niezbędnych do rozpatrzenia sprawy.
- Kopiowanie i rozpowszechnianie jakichkolwiek utworów udostępnionych w ramach Konferencji jest zabronione, o ile nie postanowiono inaczej.
- Uczestnicy nie mogą dostarczać w związku z udziałem w Konferencji jakichkolwiek treści
Załącznik nr 1
Wzór formularza odstąpienia od umowy
(formularz ten należy wypełnić i odesłać tylko w przypadku chęci odstąpienia od umowy)
ZiZ Centrum Edukacji sp. z o.o.
z siedzibą w Krakowie
31-131 Kraków, ul. Garbarska 13/3
Ja, niżej podpisana/y ____________________ niniejszym informuję o moim odstąpieniu od umowy uczestnictwa w Konferencji…………………………………………………., odbywającej się w dniu 15.10.2022 w Krakowie.
Informuję, że ww. Umowę zawarłam/ - em w dniu (data dokonania zgłoszenia) _____________________
_________________________
imię i nazwisko, adres, data
podpis