REGULAMIN uczestnictwa w konferencji
„Po pierwsze zdrowie”
I. Definicje
Pojęcia użyte w niniejszym regulaminie, pisane z dużej litery, mają znaczenie nadane poniżej:
- Regulamin – niniejszy regulamin, stanowiący treść Umowy o uczestnictwo w Konferencji. Regulamin NIE MA zastosowania do umowy zakwaterowania, którą Uczestnik samodzielnie zawiera z odrębnym podmiotem.
- Umowa – umowa o uczestnictwo Uczestnika w Konferencji, zawarta pomiędzy Organizatorem Konferencji a Uczestnikiem zgodnie z postanowieniami Regulaminu.
- Konferencja – „Po pierwsze zdrowie” odbywająca się w dniu 10.12.2022 roku w Auli Instytutu Medycyny Wsi w Lublinie na zasadach opisanych w Regulaminie poniżej i z zastrzeżeniem postanowień pkt IX.
- Organizator KLR - Stowarzyszenie Kolegium Lekarzy Rodzinnych w Polsce z siedzibą w Warszawie, 00-209 Warszawa, ul. Muranowska 1, NIP 525-20- 63- 698, REGON 01003798100000, wpisana do rejestru stowarzyszeń, pod numerem KRS 0000088917.
- Uczestnik – uczestnik Konferencji.
- Biuro Konferencji – biuro uruchomione podczas trwania Konferencji w miejscu jej odbywania się.
- RODO - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
- Konsument:
- osoba fizyczna, dokonująca z przedsiębiorcą czynności prawnej niezwiązanej bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową,
- osoba fizyczna zawierająca umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy z treści tej umowy wynika, że nie posiada ona dla tej osoby charakteru zawodowego, wynikającego w szczególności z przedmiotu wykonywanej przez nią działalności gospodarczej, udostępnionego na podstawie przepisów o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
II. Program Konferencji
- Przewidywane założenia programowe Konferencji dostępne są pod adresem www.edukacja.klrwp.pl/konferencja_lubelska
- Szczegółowy program Kongresu zostanie udostępniony do dnia 2.12.2022 roku.
- Organizator zastrzega sobie możliwość dokonania, z ważnych przyczyn, zmiany programu Konferencji ustalonych po dniu 2.12.2022 roku, o czym uczestnicy zostaną poinformowani poprzez e-mail.
- Przez ważne przyczyny, o których mowa powyżej, należy rozumieć okoliczności niezależne od Organizatora.
- Zmieniając program z przyczyn wskazanych powyżej Organizator dołoży starań, aby nowy program był na nie niższym merytorycznie poziomie, co przed dokonaniem zmiany, a także aby zmienione elementy programu były o tematyce możliwie najbliższej jego pierwotnej wersji.
III. Zawarcie Umowy - rejestracja uczestnictwa w Konferencji.
- Stroną Umowy o uczestnictwo w Konferencji jest Uczestnik.
- Zawarcie Umowy (rejestracja) następuje przez wypełnienie formularza online poprzez system rejestracji online, dostępny na stronie internetowej www.edukacja.klrwp.pl/konferencja_lubelska
- Z zastrzeżeniem ust. 4 poniżej, termin dokonania rejestracji dla uczestników biorących udział w Konferencji upływa w dniu 2.12.2022 roku.
- Do wzięcia udziału w Konferencji stacjonarnie, tj. w Auli IMW w Lublinie uprawnionych jest wyłącznie pierwszych 300 Uczestników, o czym decyduje kolejność zgłoszeń. W przypadku wyczerpania miejsc stacjonarnych udziału w Konferencji przed dniem wskazanym w ust. 3 powyżej, Organizator ma prawo wstrzymania dalszej rejestracji i wcześniejszego zamknięcia listy uczestników.
- Po upływie terminu, wskazanego w ust. 3 powyżej, w zależności od dostępności miejsc, będzie można zgłosić swoje uczestnictwo jedynie w Biurze Konferencji, podczas rejestracji w miejscu obrad, chyba, że Organizator Konferencji każdorazowo indywidualnie wyrazi zgodę na dokonanie zgłoszenia w inny sposób. Wyrażenie zgody na dokonanie zgłoszenia w inny sposób może nastąpić, w szczególności, poprzez potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia.
- Zgłoszenie udziału w Konferencji dokonane w sposób niezgodny z Regulaminem może nie zostać przyjęte.
- Do wstępu na Konferencję upoważnione będą jedynie osoby posiadające identyfikatory konferencyjne, otrzymane od Organizatora, po dokonaniu rejestracji.
- Rejestracja Uczestników (odbiór materiałów konferencyjnych) podczas konferencji możliwa jest w godzinach działania Biura Konferencji.
- Biuro Konferencji będzie czynne dla Uczestników w dniu 12.10.200 w godz. 8.30-12.00 w miejscu odbywania się spotkania.
IV. Zakres uczestnictwa:
- udział w sesjach naukowych,
- materiały konferencyjne,
- wyżywienie w dniu 10.12.2022 – lunch i przerwy kawowe,
- certyfikat uczestnictwa z punktami edukacyjnymi.
V. Rezygnacja z uczestnictwa w Konferencji
- Uczestnik Konferencji ma prawo odstąpić od Umowy bez podawania przyczyny. Oświadczenie o odstąpieniu od Umowy powinno zostać przesłane w dowolnej formie, m.in.:
- wiadomości e-mail na adres biuro@zizce.edu.pl (e-mail zawierający rezygnację powinien zostać przesłany z adresu e-mail wskazanego podczas rejestracji),
- listownie na adres Organizatora (pod uwagę brana będzie data otrzymania oświadczenia przez Organizatora, powyższe nie dotyczy Konsumentów, w których przypadku liczy się data nadania oświadczenia).
- W celu usunięcia wszelkich wątpliwości Organizator zaznacza, że Regulamin, w tym prawo do odstąpienia od Umowy, nie ma zastosowania do umowy zakwaterowania, którą Uczestnik samodzielnie zawiera z odrębnym podmiotem.
VII. Dane osobowe
- Administratorem danych osobowych Uczestnika jest: Stowarzyszenie Kolegium Lekarzy Rodzinnych w Polsce z siedzibą w Warszawie, 00-209 Warszawa, ul. Muranowska 1, NIP 525-20- 63- 698, REGON 01003798100000, wpisana do rejestru stowarzyszeń, pod numerem KRS 0000088917. Dane osobowe przetwarzane są na opisanych poniżej zasadach.
- Z Administratorem danych osobowych można skontaktować się pod podanym adresem e-mail: KLRwP – klrwp@klrwp.pl
- Podanie danych osobowych zawartych w formularzu rejestracyjnym jest dobrowolne, ale niezbędne do uczestnictwa w Konferencji.
- Wyrażenie zgód na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych jest dobrowolne.
- Podane dane osobowe będą przetwarzane w celu:
- wzięcia udziału w Konferencji, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO;
- wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (rozliczenia podatkowe), na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO;
- realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora danych osobowych, w szczególności dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed takimi roszczeniami, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;
- marketingu bezpośredniego usług własnych Administratora danych osobowych lub podmiotów trzecich, jednakże tylko w przypadku wyrażenia przez Uczestnika podczas rejestracji odrębnych zgód w tym zakresie (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO);
- Dane osobowe Uczestnika będą udostępnione:
- podwykonawcom Organizatora w tym usług podwykonawcy dostarczającego system rejestracji online, służący rejestracji uczestnictwa w Konferencji (ZiZ Centrum Edukacji sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, 31-131 Kraków, ul. Garbarska 13/3, NIP 675-144- 18-83, REGON 121417864, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000372884, o kapitale zakładowym w wysokości: 58 000,00 zł) a także obsługi księgowej, prawnej lub informatycznej Organizatora,
- w przypadku wyrażenia przez Uczestnika podczas rejestracji stosownych zgód w zakresie marketingu, dane mogą być udostępnione w zależności od zakresu udzielonej zgody innym podmiotom współpracującym z KLR, których działalność związana jest z branżą medyczną lub farmaceutyczną.
- Dane osobowe są przetwarzane:
- w celu udziału w Konferencji będą przetwarzane przez czas realizacji Konferencji, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych, a także przez okres wymagany przepisami podatkowymi,
- w przypadku wyrażenia zgody na działania marketingowe – do czasu jej odwołania,
- Uczestnikowi przysługuje, w zakresie i na zasadach określonych w RODO, prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
- W przypadku stwierdzenia, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO, można wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
- Dane osobowe Uczestnika nie będą przetwarzane w celu zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym do profilowania.
- Dane osobowe nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.
VIII. Odpowiedzialność
- Uczestnicy zobowiązują się do przestrzegania Regulaminu Auli IMW w Lublinie.
- Uczestnicy zobowiązują się do przestrzegania przepisów ppoż. oraz BHP.
- Uczestnicy odpowiadają za swoje rzeczy w miejscu Konferencji.
- Uczestnicy zobowiązani będą do naprawienia wyrządzonej szkody na zasadach ogólnych, określonych przepisami prawa.
IX. Zmiana zasad organizacji Konferencji
- Organizator zastrzega sobie prawo zmiany zasad organizacji Konferencji w związku z siłą wyższą, (w tym z epidemią COVID-19).
- Organizator zawiadomi Uczestników o zmianie zasad organizacji Kongresu za pośrednictwem poczty e-mail, na adres wskazany podczas rejestracji, a także poprzez umieszczenie ogłoszenia na stronie internetowej www.edukacja.klrwp.pl/konferencja_lubelska
X. Postanowienia końcowe
- W przypadku ewentualnego sporu sądem właściwym dla jego rozstrzygnięcia będzie sąd właściwy miejscowo dla siedziby Organizatora. W przypadku Konsumentów obowiązują zasady ogólne.
- W przypadku ewentualnych pytań lub reklamacji należy skontaktować się z Organizatorem Konferencji pod adresem e-mail: klrwp@klrwp.pl
- W przypadku składania reklamacji należy szczegółowo opisać zastrzeżenia. Reklamacje będą rozpatrywane przez Organizatora niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 10 dni roboczych od otrzymania kompletnych informacji niezbędnych do rozpatrzenia sprawy.
- Kopiowanie i rozpowszechnianie jakichkolwiek utworów udostępnionych w ramach Konferencji jest zabronione, o ile nie postanowiono inaczej.
- Uczestnicy nie mogą dostarczać w związku z udziałem w Konferencji jakichkolwiek treści
Załącznik nr 1
Wzór formularza odstąpienia od umowy
(formularz ten należy wypełnić i odesłać tylko w przypadku chęci odstąpienia od umowy)
Stowarzyszenie Kolegium Lekarzy Rodzinnych w Polsce
z siedzibą w Warszawie
00-209 Warszawa, ul. Muranowska 1
Ja, niżej podpisana/y ____________________ niniejszym informuję o moim odstąpieniu od umowy uczestnictwa w Konferencji…………………………………………………., odbywającej się w dniu 10.12.2022 w Lublinie.
Informuję, że ww. Umowę zawarłam/ - em w dniu (data dokonania zgłoszenia) _____________________
_________________________
imię i nazwisko, adres, data
podpis